Mit der Übernahme eines Reinigungsobjektes sind heute eine Vielzahl von Formalismen verbunden. Diese lückenlos zu erstellen und zu pflegen, kann eine anspruchsvolle Aufgabe für die Objektleitungen sein. Für diese Fälle habe ich ein Konzept entwickelt, dass sich auf Unternehmen und Objekte anpassen lässt.Es basiert auf einer Vielzahl von Formularen und mitgeltenden Dokumenten.
Wichtige Punkte sind im Objekthandbuch dokumentiert und für den reibungslosen Betrieb im Objekt Voraussetzung. Das Objekthandbuch ist den Servicekräften und dem Kunden frei zugänglich.
Es ist eine Reihe von Vorgabedokumenten für das Objekt zutreffend. Diese stammen zum Teil aus unserem Unternehmen, genauso gibt es jedoch Unterlagen des Kunden und allgemein verbindliche Dokumente, die wir berücksichtigen müssen.
Das Objekt ist demnach mit einem eigenen Teil von Unterlagen und Aushängen zur Information ausgestattet. Diese sind vor Antritt des Objektes festzulegen und werden im Zuge der Objektbegutachtungen auf Vollständigkeit und Aktualität kontrolliert.
Die Vorteile eines Objekthandbuches liegen auf der Hand (zum Beispiel):
• Viele Fragen des Objektbetreibers lassen sich anhand der im Objektmanual vorhandenen Daten schnell und unkompliziert lösen. Wer ist mein Ansprechpartner? Was gehört zum Leistungsumfang? Wie ist die Erreichbarkeit geregelt? Wer hat einen Schlüssel empfangen?
• Die eingeteilten Reinigungskräfte wissen was, wann und womit gereinigt wird. Gefahrenpotenzial wird eingegrenzt und minimiert. Der organisatorische Ablauf ist geregelt und erleichtert der Verwaltung die Arbeit enorm.
• Gefahren im Objekt werden angesprochen um Unfälle zu vermeiden.
• Der Objektleiter findet schnell alle für das erforderliche Objekt benötigte Daten. Natürlich sollte er seine Objekte kennen. Aber auch hier ist im Vertretungsfall der Ablauf automatisiert.
Kleinere Objekte werden oft mit kurzer Ankündigungsfrist vergeben. Dennoch ist es wichtig, sich um das Objektmanual zu kümmern. Das Objektmanual erspart viele unnötige zusätzliche organisatorische Maßnahmen.
Die Objektleitungen haben alle entsprechenden Daten in diesem Ordner vor Ort, die sie für die Lenkung des Objektes benötigen. Der Ordner sollte stattdessen nicht im Auto bleiben, weil er bei der Objektbetreuung ist eher hinderlich sei. Wichtige Fragen werden dann „aus dem Gedächtnis heraus“ geklärt. Das gilt es zu vermeiden.
Wer fürchtet, dass der Auftraggeber in das Objektmanual sehen könnte, kann beruhigt sein. Der Auftraggeber hat uns als die für ihn beste Lösung herausgesucht. Warum dann also Angst haben und sich verstecken? Ein Kunde, der sieht, wie sorgfältig wir mit seinem Objekt umgehen, hat keinen Grund, sich schlecht beraten zu fühlen. Es liegt daher kein Grund vor, dass er unser Objektmanual missbraucht.
Es bleibt immer wieder darauf hinzuweisen, wie viel organisatorische Zeit gespart werden kann, wenn ein strukturiertes Objektmanual vorhanden ist. Wechselndes Personal kann sich über den Objektmanual informieren, wie beispielsweise diverse Abläufe in unserem Unternehmen behandelt werden. Vertretungspersonal muss nicht lange vorher eingewiesen werden, sondern kann sich über den Objektmanual informieren. Natürlich kann das Vertretungspersonal auch von einer weiteren Reinigungskraft eingewiesen werden, aber wir betreuen viele Objekte, in der nur eine Reinigungskraft beschäftigt ist?